Lavorare al meglio

Dopo aver dato la necessaria stabilità a Word, andiamo alla scoperta delle funzioni utili ad automatizzare e velocizzare i flussi del proprio lavoro quotidiano (dobbiamo ammetterlo: l’eccellenza del programma di Microsoft risiede anche in queste funzioni).

Per chi sta in ufficio è molto comune dover spedire la stessa lettera a più persone, magari modificando solo l’intestazione e alcune parti del documento in base al destinatario. L’utente-tipo si limita a creare un documento che, di volta in volta, verrà modificato nelle parti specifiche e salvato con un nome che ricordi quello del destinatario; molto spesso però si dimentica di usare il comando Salva con nome, con il risultato di ritrovarsi un file denominato “lettera Sig. Rossi.doc” al cui interno si legge: “Carissima Signora Bianchi…”. Per i casi del genere esiste il Gestore stampa unione che, sebbene non sia una novità dell’ultim’ora, in Word 2008 è finalmente implementato in maniera comprensibile ai più. Il Gestore stampa unione combina o unisce informazioni provenienti da una base dati agli elementi contenuti in un documento di Word, in modo da non dover creare manualmente svariate versioni dello stesso documento.

Per comprendere appieno questa funzione è necessario introdurre i concetti di “documento principale”, “origine dati” e “documento unito”. Il documento principale è un file di Word, come una lettera generica o il foglio delle etichette adesive da apporre sulle buste. L’origine dati è un file che contiene le informazioni (ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono) che vengono fatte confluire nel documento principale mediante Word. L’origine dati può essere un altro documento di Word, un foglio di Excel, la Rubrica di Office e persino un database di FileMaker Pro. Il documento unito è, infine, quello che contiene le informazioni combinate del documento principale e dell’origine dati; inizialmente questo contiene dei codici per ciascuna parte da personalizzare automaticamente: sarà compito di Word l’andare alla ricerca delle stringhe di testo (pescate dall’origine dati) da inserire al posto dei codici.

Per attivare questa funzione si seleziona Gestore stampa unione dal menu Strumentiì e, dalla finestra che compare, si sceglie Crea nuovo; nel nostro caso abbiamo optato per Lettere tipo. A questo punto è necessario accedere a un database esistente, oppure crearne uno. Dal secondo menu della finestra del Gestore stampa unione (Seleziona elenco destinatari, in figura) è infatti possibile scegliere Nuova origine dati, Apri origine dati, Rubrica di Office oppure FileMaker Pro. Noi optiamo per Nuova origine dati, che richiama una finestra di dialogo in cui impostare i campi e il loro ordine.



Ottenuto il cosiddetto “modulo dati” sarà sufficiente inserire i dati e salvare il database. La fase successiva prevede l’inserimento dei codici (i “segnaposto”, secondo Microsoft) nel testo del documento. Dal terzo menu della finestra del Gestore stampa unione, Inserisci segnaposto, è molto semplice selezionare il campo desiderato e trascinarlo sul documento, nel punto prestabilito. Infine, con Anteprima risultati si possono scorrere tutte le lettere con le diverse intestazioni e personalizzazioni, mentre con Completamento unione > Unisci in nuovo documento si ottiene un unico documento, con le singole lettere separate da una comoda interruzione di sezione.

Anche gli autori di libri e manuali possono ottimizzare il loro lavoro, stavolta grazie alla funzione Indice analitico; in questo caso il primo passo prevede la creazione di un elenco di voci, il secondo la formattazione e la creazione dell’indice vero e proprio. Via via che, nel corso della digitazione del nostro testo, si presenta un termine che desideriamo includere nell’indice analitico, è sufficiente selezionare la parola in questione e quindi, dal menu Inserisci, scegliere Indici e sommario e dal pannello Indice fare clic sul pulsante Segna voce. La parola sarà così contrassegnata da un codice invisibile, uno dei cosiddetti “caratteri non stampabili” che Word mostra alla pressione dell’apposito comando sulla barra degli strumenti.

Ultimato l’articolo, la tesi o il libro, sarà sufficiente, dopo aver fatto clic sul punto in cui si desidera inserire l’elenco, tornare nel pannello Indice, selezionare il formato Da modello e fare clic su OK. Come per magia, avremo un elenco di tutte la parole contrassegnate con l’indicazione del numero di pagina in cui le stesse compaiono.